Dropbox vừa chính thức ra mắt tính năng Co-Authoring ( Đồng tác giả) khi người dùng sử dụng các sản phẩm của MS Office tới rộng rãi tới tất cả người dùng. Người dùng có thể cùng cộng tác, chỉnh sửa các file Word, Excel, Powerpoint trực tiếp trên ứng dụng Desktop, và tất cả mọi chỉnh sửa sẽ được cập nhật theo thời gian thực.
Lưu ý:
Bạn cần có tài khoản Microsoft và Microsoft Office 365 doanh nghiệp để sử dụng tính năng cộng tác chỉnh sửa từ máy tính.
Microsoft Office của bạn phải ở phiên bản 2311 trở lên để sử dụng tính năng Co-Authoring trên Dropbox.
A. Cài đặt trên Microsoft Office
Người dùng sẽ cần thêm “Dropbox” vào tùy chọn khi lưu file trên Microsoft Office.
I. Hướng dẫn thêm Dropbox vào Microsoft Office trên máy tính:
1.Mở ứng dụng Microsoft Word, PowerPoint, hoặc Excel trên máy tính của bạn.
2. Nhấn vào File trong thanh menu.
3. Chọn Open.
4. Nhấp vào Add a Place (trên Windows) hoặc Manage Storage Accounts (trên Mac).
5. Tìm và chọn Dropbox for Teams.
6. Đăng nhập bằng tài khoản Dropbox của bạn.
7. Nhấn Log in để hoàn tất quá trình.
Sau thao tác này, bạn sẽ kích hoạt Dropbox trở thành nơi lưu trữ trong Microsoft Office
Sau khi thêm Dropbox làm nơi lưu trữ, bạn có thể dễ dàng mở và lưu file trên Dropbox thông qua hai cách:
-Trực tiếp từ File Explorer (Windows) hoặc Finder (Mac):
Chỉ cần nhấp đúp vào file tài liệu đang được lưu trên Dropbox, sau đó chức năng Co-Authoring sẽ được tự động bật.
-Từ bên trong ứng dụng Microsoft Office:
- Mở Microsoft Word, PowerPoint, hoặc Excel trên máy tính.
- Nhấn vào Open trong thanh bên trái.
- Chọn Dropbox for Teams
- Chọn tệp file bạn muốn mở.
Khi bắt đầu phiên cộng tác chỉnh sửa lần đầu tiên, tính năng AutoSave (Lưu tự động) ở góc trên bên trái của ứng dụng Microsoft Office sẽ tự động được bật.
Nếu bạn đang làm việc trên một file mới, hãy đảm bảo bật tính năng AutoSave thủ công để tránh gián đoạn.
Lưu ý: Việc cùng chỉnh sửa sẽ không hoạt động nếu AutoSave bị tắt.
*Mở file ở chế độ Offline ( không sử dụng chức năng Co-Authoring)
Trong trường hợp bạn không muốn sử dụng chức năng đồng tác giả, cộng tác chỉnh sửa và mở file ở chế độ Offline:
- Khóa chỉnh sửa (File-Locking)
- Tắt Auto-save
II. Thực hiện trên Dropbox.com
Cách chỉnh sửa và cùng chỉnh sửa dữ liệu thông qiua Dropbox:
1. Đăng nhập vào dropbox.com.
2. Nhấp vào tên tệp Word, Excel, hoặc PowerPoint trong thư mục chia sẻ.
3. Nhấp vào “…” (dấu ba chấm) bên cạnh tên tệp.
4. Di chuột qua Open và chọn Word for the web từ menu hiện ra.
5. Yêu cầu các cộng tác viên làm theo các bước tương tự.
6. Tệp sẽ mở trong trình duyệt web của bạn qua Office Online, bạn có thể chỉnh sửa và lưu thay đổi.
Lưu ý: Nhấn Save and return to Dropbox khi bạn hoàn tất chỉnh sửa.
Cách tạo file Office mới từ Dropbox:
1. Đăng nhập vào dropbox.com.
2. Nhấp vào Create.
3. Di chuột qua Document, Presentation, hoặc Spreadsheet tùy theo loại tệp bạn muốn tạo.
4. Chọn Word Document, PowerPoint Presentation, hoặc Excel Workbook.
5. Đăng nhập vào Office Online và tạo tệp mới.
Lưu ý:
- Khi chọn Create và chọn loại tệp, bạn sẽ được chuyển hướng đến Office Online.
- Tệp mới tạo sẽ tự động được lưu dưới dạng liên kết trong Dropbox để dễ truy cập.
- Cần có đăng ký Office Online để tạo tệp từ Dropbox.
III. Thực hiện trên thiết bị di động:
Bạn có thể sử dụng bất kỳ thiết bị di động hoặc máy tính bảng nào có cài đặt ứng dụng Dropbox và Microsoft Office 365.
Sau đó bạn có thể thêm Dropbox làm tài khoản lưu trữ trên thiết bị di động theo cách thức như sau:
1. Mở Microsoft Word, PowerPoint, hoặc Excel trên thiết bị di động.
2. Nhấn vào biểu tượng thư mục ở góc dưới bên phải màn hình để mở tệp.
3. Nhấn Add Storage Account (Thêm tài khoản lưu trữ).
4. Chọn Dropbox.
5. Đăng nhập bằng thông tin tài khoản Dropbox của bạn hoặc chọn tài khoản đã liên kết.
6. Nhấn Log in (Đăng nhập).
Sau khi thêm Dropbox, bạn có thể mở và chỉnh sửa các tệp Microsoft đã được chia sẻ với bạn ngay trên thiết bị di động.
B. Cách thay đổi vị trí mở file mặc định
Vị trí mở tệp mặc định được thiết lập tự động là View trên dropbox.com. Để thay đổi cài đặt này:
1. Đăng nhập vào tài khoản của bạn trên dropbox.com.
2. Nhấp vào ảnh đại diện (hình ảnh hoặc chữ cái viết tắt) ở góc trên bên phải.
3. Chọn Setting.
4. Nhấp vào Apps.
5. Cuộn xuống mục Default editing apps.
6. Nhấp vào menu thả xuống bên cạnh loại tệp và chọn ứng dụng bạn muốn.
C. Yêu cầu hệ thống
Nếu tệp của bạn có một trong các định dạng sau, tính năng đồng chỉnh sửa sẽ có sẵn trên dropbox.com hoặc ứng dụng desktop:
.docx
.pptx
.xlsx
.xlsm
1. Trên ứng dụng máy tính:
Lưu ý: Microsoft Office của bạn phải ở phiên bản 2311 hoặc mới hơn để tương thích với tính năng đồng chỉnh sửa của Microsoft cho Dropbox.
Giới hạn kích thước file:
- Bạn có thể mở các tệp có dung lượng lên đến 500 MB trong ứng dụng desktop Office.
- Nếu bạn mở tệp lớn hơn 500 MB từ File Explorer (Windows) hoặc Finder (macOS), tệp sẽ được mở ở chế độ ngoại tuyến.
- Hiệu suất khi làm việc với các tệp lớn có thể thay đổi tùy vào băng thông mạng và máy tính của bạn.
Windows
Để sử dụng tính năng cộng tác chỉnh sửa của Microsoft trên Windows, bạn cần sử dụng Windows 10 hoặc phiên bản mới hơn.
MacOS
Yêu cầu sử dụng phiên bản macOS 12.5 hoặc mới hơn.
Người dùng Mac không sử dụng File Provider vẫn có thể mở các tệp để đồng tác giả từ trong Word, Excel và PowerPoint nhưng sẽ không thể bắt đầu cộng tác chỉnh sửa bằng cách mở tệp từ Finder.
2.Trên Dropbox.com:
Bạn có thể sử dụng bất kỳ trình duyệt web nào trên máy tính Windows hoặc macOS của mình.
3.Trên thiết bị di động:
Bạn có thể xem các tệp Office trên thiết bị di động iOS và Android hỗ trợ các ứng dụng Dropbox và Office 365.
D. Chế độ xem bảo vệ trên Windows
Windows sẽ tự động bắt đầu việc cộng tác chỉnh sửa với tài liệu từ các nguồn không được tin cậy ở chế độ chỉ xem. Mặc định, Dropbox là một nguồn không được tin cậy trên máy tính Windows.
Sẽ có một thanh cảnh báo xuất hiện ở đầu màn hình của bạn, nhắc bạn rằng các tệp từ internet có thể chứa virus. Để bắt đầu chỉnh sửa tài liệu, hãy nhấp vào “Enable Editing”
Để bỏ qua bước này, bạn có thể thiết lập Dropbox là một nguồn tin cậy. Để làm điều đó:
1. Mở Control Panel.
2. Nhấp vào Internet options.
3. Chọn tab Security.
4. Chọn Trusted Sites.
5. Nhấp vào Sites.
6. Trong mục Add this website to the zone, nhập địa chỉ web sau: https://wopi.dropbox.com
Tìm hiểu thêm về Dropbox dành cho doanh nghiệp: tại đây