Dropbox giúp việc tương tác giữa các đội ngũ làm truyền thông dễ dàng và tiện lợi hơn.
Đối với các đội nhóm truyền thông, hoặc media team, việc có một quy trình trao đổi tài liệu, hình ảnh trong từng campaign ( chiến dịch) là cực kì quan trọng và ảnh hưởng trực tiếp hiệu quả công việc cũng. Và việc này càng quan trọng hơn đối với các đội ngũ có quy mô lớn và làm việc với hàng chục, hàng trăm khách hàng cùng một lúc.
Hãy tưởng tượng, nếu như không có một công cụ hỗ trợ việc quản lý và giao tiếp dữ liệu giữa các thành viên với nhau, tất cả mọi thứ sẽ trở lên hỗn loạn và rất dễ mất kiểm soát: Các footage lộn xộn, các file thiết kế không được lưu đúng chỗ, đặt tên không khoa học, dữ liệu không được lưu tập trung mà bị phân mảnh,… Tuy nhiên, các vấn đề này sẽ không còn quan trọng nếu như công ty bạn tìm được một công cụ phù hợp. Tất cả dữ liệu sẽ được quản lý tập trung, được bảo mật tối đa, lúc này bạn sẽ tập trung vào chất lượng của nội dung, thay vì phải lo lắng những vấn đề về quản lý tài liệu.
Với các chức năng về đồng bộ và chia sẻ của Dropbox, bao gồm đồng bộ trực tiếp hình từ điện thoại (camera upload), đặt tên tag, tự động phân loại file, đặt tên (automation folder), sẽ mang tới sự tiện lợi trong việc quản lý dữ liệu dành cho các đội ngũ làm truyền thông. Cùng tìm hiểu kỹ hơn các chức năng của Dropbox bên dưới.
Tự động đồng bộ ảnh trong điện thoại (Camera Upload)
Với sự phát triển của camera trên smartphone hiện tại, các team media hoàn toàn có thể sử dụng điện thoại chụp hình cho các bài đăng trên mạng xã hội. Với chức năng camera upload, ngay khi tấm hình được chụp, sẽ được đồng bộ tự động lên trên Dropbox và lưu trữ.
Bên cạnh đó, khi được đồng bộ lên Dropbox, các file hình ảnh sẽ được đổi tên dựa theo ngày và thời gian bức ảnh được chụp, giúp cho người dùng có thể dễ dàng tìm kiếm hoặc phân loại các hình ảnh.
Ngoài ra, các file video hoặc hình ảnh cũng có thể được lưu vào những folder khác mà người dùng mong muốn.
Automation Folder: Tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại
Người dùng có thể cài đặt các vụ tự động hóa khi file được upload lên Dropbox, ví dụ như:
- Tự động đổi tên
- Tự động phân loại theo ngày / tháng /năm
- Tự động convert sang định dạng jpegs, hoặc mp4
Như vậy, tất cả những hình ảnh, video khi tải lên Dropbox sẽ được tự động sắp xếp theo mong muốn của người dùng. Sau đó, bạn có thể dễ dàng tìm kiếm, hoặc chia sẻ dữ liệu cho đồng nghiệp hoặc khách hàng chỉ với một vài thao tác nhanh gọn lẹ.
Đặt tag cho các file và folder, tăng tốc độ tìm kiếm
Bạn có thể gán các thẻ tag cho một hoặc nhiều file, folder được lưu trữ trên Dropbox.
Trường hợp người dùng gắn thẻ tag cho nhiều file, khi tìm kiếm, Dropbox sẽ trả về tất cả những dữ liệu mà được gắn thẻ tag tương ứng. Bên cạnh đó, khi chia sẻ dữ liệu, người nhận cũng sẽ có thể xem và chỉnh sửa hoặc thêm thẻ tag nếu muốn.
Hãy hình dung công ty bạn đang làm truyền thông cho 3 nhãn hàng mỹ phẩm trong cùng một thời điểm. Và team media đang có hàng trăm tấm hình sản phẩm đang cần lưu trữ cũng như chia sẻ trên Dropbox để các team khác có thể vào để lấy thông tin. Việc gắn thêm các thẻ tag trên các bức hình tương tức với các nhãn hàng sẽ giúp cho toàn bộ người dùng biết được tấm hình nào thuộc về nhãn hàng nào.
Bạn có thẻ gán tối đa 20 tag cho mỗi file, việc này sẽ giúp cho việc quản lý khoa học và dễ dàng hơn.
Chia sẻ file nhanh chóng, tập trung phát triển làm nội dung và cộng tác.
Khi bạn làm việc, cộng tác cùng nhiều các phòng ban khác nhau trong một chiến dịch truyền thông, bạn sẽ liên tục nhận thông tin qua lại trên Slack, Zalo, Email,… Việc này khiến cho dữ liệu và thông tin bị phân mảnh và không tập trung tại một chỗ.
Với Dropbox, người dùng có thể tạo các file Google Docs, Slides hay thậm trí là Google Sheets trực tiếp trên Dropbox và chia sẻ với những đồng nghiệp khác ngay lập tức. Việc này giúp rút ngắn thời gian liên quan tới việc gửi yêu cầu truy cập các file, tài liệu. Xem thêm về khả năng tích hợp của Dropbox
Ngoài ra, việc chia sẻ những file có dung lượng lớn cũng rất dễ dàng với Dropbox. Với Dropbox, bạn có thể chia sẻ các tài liệu dung lượng lớn bất kì ai, trên mọi thiết bị. Nếu bạn đang làm việc trên file Photoshop (PSD) và muốn gửi cho anh khách hàng xem trước, bạn chỉ cần tạo link chia sẻ cho file PSD đó và gửi cho khách hàng. Khách hàng có thể xem trực tiếp các file PSD trên Dropbox, và tất cả những thay đổi trên file PSD đó cũng sẽ được cập nhật và đồng bộ theo thời gian thực.
Bên cạnh đó, trong trường hợp internet bị gián đoạn, Dropbox cũng sẽ tự động tiếp tục đồng bộ khi internet được kết nối lại. Vì vậy ngay cả trong trường hợp team bạn đang quay những video 4K hay 8K, thì bạn cũng không cần lo lắng trong quá trình đồng bộ lên Dropbox. Với ứng dụng Dropbox trên điện thoại hoặc máy tính, bạn cũng có thể upload file lên tới 2TB và chia sẻ trực tiếp cho các đồng nghiệp.
Sử dụng Dropbox như một cổng thông tin marketing
Làm việc nhóm, quản lý deadline, liên tục review các nội dung là những tính chất công việc cơ bản đối với các công ty, đội nhóm làm truyền thông. Bạn sẽ phải đối mặt với hàng trăm yêu cầu liên quan tới bài post trên Facebook, Instagram, Tiktok,… từ khách hàng. Và thậm trí những yêu cầu này còn rất sát nhau về deadline, khiến cho áp lực công việc tăng cao.
Nếu bạn có một hệ thống, một nền tảng quản trị để quản lý, upload tài liệu, thì hiệu suất công việc sẽ được tăng lên tối đa và cả team sẽ có thể tập trung để đưa đến sản phẩm tốt nhất. Vậy nên, các công ty có thể hoàn toàn sử dụng Dropbox như một cổng thông tin tập trung cho toàn bộ tất cả các nội dung, sản phẩm marketing của công ty, từ đó có thể dễ dàng chia sẻ, cộng tác với khách hàng hoặc đồng nghiệp.