Trên thị trường hiện nay đang có rất nhiều các công cụ hợp tác, lưu trữ đám mây, hỗ trợ cho các môi trường làm việc từ xa (remote work). Dropbox cũng là một trong những công cụ giúp cho người dùng có thể lưu trữ dữ liệu, cũng như cộng tác trên các dữ liệu từ xa.
Đặc biệt hơn, Dropbox có khả năng tích hợp rất tốt với những công cụ phổ biến khác như Google Workspace, Microsoft 365, Asana, và Salesforce, giúp cho tối ưu hóa quy trình làm việc, cũng như cải thiện việc trao đổi thông tin trong công ty.
Tích hợp Dropbox với Google Workspace
Người dùng có thể tạo trực tiếp các file Google Workspace ( Docs, Sheets, Slides) trên giao diện Dropbox. Từ đó, sẽ giúp việc lưu trữ trở nên có tổ chức hơn, khi tất cả tài liệu sẽ được lưu tại một kho trung tâm ( Dropbox). Ngoài ra, việc này cũng giúp cho người dùng truy cập dễ dàng hơn, khi có thể truy cập các file trực tiếp từ Dropbox hoặc từ Google Workspace.
Ví dụ thực tế, khi phía khách hàng sử dụng Google Workspace để trao đổi tại liệu, bạn hoàn toàn có thể sử dụng Dropbox để lưu và đọc các file Google Workspace, từ đó hợp tác và làm việc với khách hàng sẽ dễ dàng và nhanh chóng hơn.
Tích hợp Dropbox với Microsoft 365
Dropbox có thể tích hợp rất tốt với các sản phẩm của Microsoft như Word, Excel, Powerpoint. Tương tự như Google Workspace, người dùng có thể tạo và chỉnh sửa các file Word, Excel hoặc Powerpoint truc tiếp trên giao diện Dropbox mà không cần phải tải về. Giúp cho việc chỉnh sửa được liền mạch và cập nhật theo thời gian thực.
Bên cạnh đó, việc kết hợp này sẽ giúp người dùng có thể quản lý các phiên bản dễ hơn, khi Dropbox có khả năng lưu trữ lịch sử chỉnh sửa lên tới 10 năm.
Hiện nay Dropbox cũng đang đưa tính năng Autosave ( tự động lưu ) vào Microsoft 365, giúp cho tất cả tài liệu sẽ tự động lưu online, người dùng sẽ không lo tới những trường hợp file lỗi đột ngột và mất dữ liệu. Tính năng này trước đây chỉ hoạt động với OneDrive, nhưng hiện giờ có thể hoạt động với Dropbox.
Tích hợp Dropbox với Asana
Với việc sử dụng Asana cùng với Dropbox, người dùng có thể lưu và gửi file trực tiếp từ Dropbox qua Asana. Việc này sẽ đảm bảo tất cả các thành viên sẽ đều xem và tương tác trên cùng một file, và sẽ được cập nhật liên tục.
Ngoài ra, việc sử dụng Dropbox cũng sẽ giúp cho dữ liệu của bạn được lưu tập trung hơn. Hãy thử tưởng tượng mỗi một thành viên đính kèm 1 tài liệu nào đó được lưu trên local, sau đó bạn phải tải file đó về, sau khi chỉnh sửa xong bạn sẽ lại phải đính kèm và gửi lại cho người kia. Và vòng lặp này sẽ diễn ra liên tục cho tới khi file đó được sửa xong.
Tích hợp Dropbox với Salesforce
Tương tự như Asana, việc đưa Dropbox vào Salesforce cũng sẽ giúp cho việc quản lý các hợp đồng, tài liệu liên quan tới khách hàng dễ dàng và chính xác hơn. Người dùng có thể chia sẻ các đề xuất, hợp đồng và các file quan trọng khác mà không cần phải chuyển đổi giữa các nền tảng.
Hơn nữa, Salesforce cũng có thể kết hợp với chức năng Dropbox Sign ( chữ ký điện tử ). Như vậy, người dùng có thể dễ dàng thực hiện các quy trình quản lý, ký hợp đồng rất nhanh và tiết kiệm được nhiều chi phí liên quan tới văn phòng phẩm.
Có thể thấy, Dropbox có thể tích hợp rất tốt với tất cả các công cụ làm việc phổ biến hiện nay, nên doanh nghiệp có thể tham khảo sử dụng Dropbox như một nơi quản lý và lưu dữ liệu tập trung, mà vẫn có thể sử dụng các công cụ khác để phục vụ cho công việc.
