Có bao giờ bạn luôn thắc mắc rằng liệu đối tác hay khách hàng có thực sự xem những file catalogue, thông tin sản phẩm mà bạn gửi đi hay không? Hay bạn muốn khách hàng xác thực các yêu cầu bảo mật trước khi đọc tài liệu, ký hợp đồng giữa 2 bên ? DocSend sẽ giúp bạn xử lý được tất cả những yêu cầu trên và thậm trí còn làm được nhiều việc hơn nữa. Bài viết dưới đây sẽ cho thấy DocSend hữu ích như nào khi được ứng dụng vào quy trình làm việc, cụ thể là gửi và quản lý tài liệu.
Theo dõi tài liệu khi gửi đi
Với DocSend, bạn sẽ luôn biết được những thông tin mà người nhận tương tác đối với tài liệu mà bạn gửi ra sao, bao gồm các thông tin như:
- Email của người xem
- File đã được mở / được đọc / hay tải xuống hay không
- Người nhận đọc trang nào, thời gian chi tiết đọc của từng trang tài liệu
- Thiết bị sử dụng và vị trí của người xem
- Người xem có xem toàn màn hình hay chỉ nghe âm thanh ( đối với định dạng video)
DocSend hỗ trợ người dùng tải lên các file tài liệu đơn lẻ, file nén hay một folder lớn. Ngoài ra, DocSend cũng cho phép người dùng gán đường link cụ thể ( URL), và có thể dõi thông tin người truy cập đường link đó.
Bảo mật tài liệu với DocSend
Các yêu cầu bảo mật và xác thực cũng là một trong những tính năng nổi bật của DocSend, giúp cho người dùng yên tâm hơn khi chia sẻ hợp đồng, tài liệu riêng tư của công ty. Cụ thể, người gửi có thể cài đặt các tùy chọn sau để đảm bảo an toàn khi chia sẻ file như:
- Yêu cầu người xem xác thực email
- Cho phép người xem tải file
- Yêu cầu mật khẩu khi xem tài liệu
- Tùy chỉnh ngày hết hạn
Ngoài ra, các tính năng bảo mật sâu hơn sẽ có:
- Gắn watermark
- Tạo URL tùy chọn
- Tạo blacklist/whitelist
- Yêu cầu người xem ký một thỏa thuận liên quan tới bảo mật thông tin
Tạo cổng thông tin riêng
Spaces ( Data Rooms) – là tính năng giúp cho người dùng có thể tạo một trang cổng thông tin riêng dành cho các tập tin cụ thể. Người dùng có thể sử dụng Spaces để tạo không gian trao đổi, cập nhật thông tin thường xuyên với các đối tác, hay đơn giản là nơi để lưu thông tin dành cho nhân viên mới vào công ty.
Với Spaces, bạn có thể tự do tùy chỉnh về từng thư mục, cách sắp xếp các dữ liệu sao cho phù hợp với nhu cầu. Ngoài ra, Spaces vẫn sẽ cung cấp tất cả những thông tin liên quan tới người xem, tương tự như khi bạn gửi tài liệu.
DocSend cũng hỗ trợ tích hợp với Google Mail hoặc MS Outlook
Vừa rồi là những chức năng cơ bản của DocSend khi sử dụng để gửi và quản lý tài liệu, còn rất nhiều các tính năng hay của DocSend nữa đang chờ người dùng khám phá. Hy vọng DocSend sẽ mang tới trải nhiệm cũng như nhiều thông tin hữu ích dành cho các doanh nghiệp.
Liên hệ ngay với chúng tôi để có nhận thông tin về tất cả các sản phẩm của Dropbox cũng như các thông tin về chương trình khuyến mại hấp dẫn.
Solid & Soft là nhà phân phối tất cả các sản phẩm Dropbox dành cho doanh nghiệp độc quyền tại Việt Nam.